Несмотря на то, что сегодня преимущество за электронными письмами, обойтись без традиционной почты в некоторых случаях просто невозможно. Как в обычной жизни, так и по работе нам часто приходится сталкиваться с оформлением официальных документов.
Знания о том, как правильно написать официальное письмо на английском языке пригодятся во многих случаях. Например, составить сопроводительное письмо к резюме или для университета, написать деловое письмо в банк или консульство, да и во многих других.
Из этой статьи вы узнаете, как написать и оформить деловое письмо на английском языке с примерами и переводом. А также, какие существуют правила бизнес-переписки и какие фразы помогут в составлении официальных писем.
Виды деловых писем
Официальные письма можно разделить на несколько основных категорий:
> Congratulation letter - Письмо-поздравление
Например, с повышением по службе коллеге или с праздником для партнера по бизнесу.
> Thank-you letter - Письмо-благодарность
Отправляется в благодарность, например, сотруднику за хорошую работу.
> Commercial offer - Коммерческое предложение
Направляется фирмам с предложением о сотрудничестве.
> Acceptance letter - Письмо-подтверждение
Это письмо о том, что вы готовы принять предлагаемую вам должность
> Application - Заявление
Заявление может быть разных форм, но обычно используется в переписке о работе, когда вы предлагаете свою кандидатуру на открытую вакансию.
> Complaint letter - Письмо-жалоба
Отправляется в компанию или фирму, товаром или услугой которой вы остались недовольны.
> Enquiry letter - Письмо-запрос
Пишется в компанию для того, чтобы узнать о товаре,услуге или, например, поинтересоваться наличием вакансий в компании.
> Refusal letter - Письмо-отказ
Cодержит отказ в предоставлении информации, возможность принять кандидата на работу и т.п.
И другие, более узкоспециализированные виды деловых сообщений.
Общие правила официальной переписки
Деловой этикет и принципы официального общения одинаковы в разных странах. Примерно по одним и тем же шаблонам составляются жалобы в банк как в России, так и в Англии. По одному и тоже принципу пишутся деловые письма как в Японии, так и в Германии.
Поэтому достаточно один раз научиться правильно составлять официальное письмо на английском языке - и эти знания будут выручать вас всю жизнь.
Деловое письмо должно быть:
- Правильно оформленным
- Коротким и содержательным
- Написанным грамотно
- Вежливым, даже если это жалоба
Если вы составляете ответ на какое-то официальное письмо или запрос - обратите внимание на то, в каком тоне оно написано, как оформлено и какие формулировки в нем используются. Это поможет вам при составлении ответного письма.
Стиль деловой переписки
В официальных документах важно соблюдать общепринятые языковые нормы и не позволять себе вольностей. Не стоит использовать сленг, сокращения и особо эмоциональные слова.
Всегда сохраняйте деловой тон и проявляйте уважение к адресату. В деловом английском языке часто используются модальные глаголы для придания речи официальности.
Например, вместо «Please, send me...» («Пожалуйста, вышлите мне...») лучше написать: «I would be grateful if you could send me...» («Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне...»).
И конечно, старайтесь избегать больших и громоздких речевых конструкций. Следуйте простому правилу: не уверены в значении слова или правильности фразы - не пишите. Лучше переформулировать предложение, чем запутать получателя.
Структура делового письма в английском языке
В Англии существует ряд правил, ориентируясь на которые можно составить любое официальное обращение.Письма, которые отправляются по почте от имени организации должны быть напечатаны на фирменном бланке с указанием реквизитов.
Адрес
Адрес отправителя располагается, как правило, в верхнем правом углу. В нем может быть указано название компании, физический адрес и контакты. Собственное имя отправителя может не указываться, если письмо написано от имени компании.
Адрес получателя располагается на листе слева, ниже адреса отправителя.
Пример написания адреса отправителя и получателя:
134-146 Curtain Rd
Дата
Расположение даты - довольно свободное. Обычно ставится ниже или выше адреса получателя.
Совет: обратите внимание на формат даты. В США и Великобритании даты пишутся по-разному. В США сначала пишут месяц, а затем - дату. Например, 10.26.17 = October 26, 2017.
Если письмо confidential (имеет конфиденциальный характер), то обычно это указывается до начала строки с адресом.
Обращение
Если вам известно имя адресата и его должность - обязательно указывайте его в начале письма.
- Mr - обращение к мужчине (Dear Mr Smith)
- Mrs - обращение к замужней женщине (Dear Mrs Smith)
- Miss - обращение к незамужней девушке (Dear Miss Smith)
В последнее время считается некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Вместо этого можно использовать нейтральное обращение Ms (Dear Ms Smith).
Если имя неизвестно, то можно использовать нейтральные Dear Sir или Dear Madam.
Совет: обратите внимание на пунктуацию.
В британском английском после Mr/Mrs/Miss/Ms точка не ставится, а после имени идет запятая.
Dear Mrs Smith,
В американском английском после Mr/Mrs/Miss/Ms ставится точка, а после имени идет двоеточие.
Dear Mrs. Smith:
Если вы пишите от своего имени - то используете I (я), если от лица компании - то we (мы).
Также, если вы пишите письмо компании или в фирму и не знаете имени получателя письма - используйте нейтральное обращение Dear Sir/Madam (уважаемые господа).
Перед отправкой письма обязательно убедитесь, что имя получателя указано верно. Ничто не может так испортить первое впечатление от официального письма, как ошибка в имени при личном обращении.
Если контакт с получателем уже налажен - после обращения не лишним будет добавить вежливую фразу. Например,
Hope you are well! - Надеюсь, у вас все хорошо!
I was pleased to meet you at the conference last week - Мне было приятно встретиться с вами на конференции на прошлой неделе
I hope you are enjoying your business trip - Надеюсь, вы наслаждаетесь вашей деловой поездкой
Congratulations on your promotion! - Поздравляю с повышением!
Если вы составляете письмо в продолжение к предыдущей переписке, встрече или телефонному разговору, то можно употребить следующие вводные фразы:
Thank you for your prompt response - Благодарю вас за ваш быстрый ответ
Thank you for your message - Благодарим вас за ваше сообщение
With reference to your last phone call… - Ссылаясь на ваш последний телефонный звонок, ...
Further to our conversation... - В продолжение нашего разговора...
Официальное письмо должно быть простым, ясным и коротким.
В первом абзаце следует четко обозначить цель письма: запрос, жалоба, обращение, предложение сотрудничества и т.д.
Обычно он начинается с вводной фразы «I am writing…» (Я пишу, ...). Писать письмо можно с разными целями. Например:
to enquire about... - чтобы узнать о...
to apologize for... - чтобы извиниться за...
in connection with... - в связи с...
in reference to... - в отношении...
to get more details about... - чтобы уточнить детали...
to explain - чтобы объяснить
to remind – чтобы напомнить
to congratulate – чтобы поздравить
to request – чтобы сделать запрос
to inform – чтобы проинформировать
Другие варианты начала письма:
I apologize for… - Я извиняюсь за…
I confirm that… - Я подтверждаю, что...
I would like to clarify… - Я хотел бы уточнить...
I kindly ask you to… - Прошу вас...
Второй абзац должен раскрывать суть первого и пояснить саму цель письма. Излагайте мысли по существу и избегайте ненужных фактов и оборотов речи.
В заключительном абзаце следует писать о том, каких действий или результата вы ждете от получателя письма. Это может быть просьба вернуть товар, приглашение на встречу, запрос дополнительной информации и т.д.
Не стоит перегружать письмо личными местоимениями. Лучше обратить внимание на получателя, особенно если это письмо от имени фирмы. Будьте любезны и внимательны к человеку, которому пишите - это поможет создать хорошее впечатление и наладить полезные долгосрочные контакты.
Завершение письма
В заключение не забудьте поблагодарить получателя и выразить надежду на скорый ответ.
Сделать это можно при помощи фраз:
Thank you for your interest in… - Благодарим вас за ваш интерес к...
I am looking forward to your confirmation - С нетерпением жду вашего подтверждения
I shall be pleased to answer your questions - Я буду рад ответить на ваши вопросы
Please, inform me / let me know in the shortest time possible… - Пожалуйста, сообщите мне в кратчайшие сроки...
Your early reply will be appreciated- Будем благодарны за скорый ответ
Looking forward to hearing from you soon / in the near future - С нетерпением ждем ответа от вас в скором времени / в ближайшем будущем
В конце письма можно использовать стандартную фразу для подписи - Yours faithfully / Kind regards (С уважением). Особенно, если пишите письмо в компанию. Если вам известно имя получателя и контакт с ним уже налажен - можно подписать письмо фразой Yours sincerely (Искренне ваш).
Если вы хорошо знакомы с получателем - можно использовать разные варианты фразы «С наилучшими пожеланиями»: Best wishes или Warmest regards .
После прощания ставится запятая, а имя и фамилия отправителя пишутся с нового абзаца. Если вы указываете должность и название компании - лучше также начать с нового абзаца. Знаки препинания в конце этих строк не нужны.
Если это электронное письмо - то этой фразы и подписи с вашими контактными данными будет достаточно.
Если это обычное письмо - оставьте ниже строку для росписи и рядом с ней напечатайте свое имя и фамилию.
Полезные фразы для составления официального письма на английском языке с переводом
Деловая переписка не похожа на обычный диалог, но и в ней есть речевые обороты, которые помогут выразить мысль официально и в нейтральном тоне. Обратите внимание на следующие обороты, часто использующиеся в официальных документах:
In view of the fact that... - Ввиду того, что...
Further to / In addition to... - В дополнение к...
Depending on the... - В зависимости от...
Otherwise - В противном случае
In consequence of… - В результате, вследствие...
In case of need - В случае необходимости
Furthermore - К тому же, кроме того
Despite of all efforts - Несмотря на все усилия
In regard to... - В отношении...
As soon as possible - Как можно скорее
Under present circumstances - При данных обстоятельствах
According to... - Согласно...
Nevertheless - Тем не менее
Seeing that... - Учитывая, что...
Unlike... - В отличие от...
Полезные фразы для официальных писем на английском языке с переводом:
Thank you for your letter - Благодарю вас за ваше письмо
I am writing you following our conversation - Я пишу вам в продолжение нашего разговора
Please accept my sincere gratitude - Пожалуйста, примите мою искреннюю благодарность
I’m very obliged to you - Я вам очень обязан
In response to your request - В ответ на ваш запрос
In conformity with your instruction - В соответствии с вашими указаниями
In accordance with the terms of our agreement - В соответствии с условиями нашего соглашения
We are writing to inform you... - Мы пишем, чтобы сообщить вам...
I regret to inform you... - К сожалению, сообщаю вам...
I have been informed that... - Мне сообщили, что...
We confirm that... - Мы подтверждаем, что...
We are obliged for your letter of - Мы признательны за ваше письмо
Returning to our correspondence... - Возвращаясь к нашей переписке...
This is to inform you that... - Информирую вас о том, что... / Настоящим ставим вас в известность о том, что...
With reference to your inquiry / letter - Ссылаясь на ваш запрос / ваше письмо
I have the pleasure to inform you... - Я имею удовольствие сообщить вам, что...
Thank you for your prompt attention to this matter - Благодарим вас за незамедлительное внимание к этому вопросу
We are very sorry to hear that... - Нам очень жаль слышать, что...
Please accept our apologies for... - Пожалуйста, примите наши извинения за...
To compensate for the inconvenience caused... - Для возмещения причиненных неудобств / Чтобы компенсировать неудобства, вызванные...
We apologize for delay - Мы извиняемся за задержку
Excuse my disturbing you - Простите за беспокойство
Please keep us informed - Просим держать нас в курсе
Please note - Пожалуйста, примите к сведению
We thank you and hope to receive the answer from you soon - Мы благодарим вас и надеемся вскоре получить ответ от вас
In the light of the above we are... - В свете вышеизложенного, мы...
We shall appreciate your cooperation in this matter - Мы будем благодарны за ваше взаимодействие в этом вопросе
We will be obliged for an early reply - Будем признательны за скорый ответ
We are awaiting your reply as soon as possible - Мы ожидаем ответа от вас так скоро, как будет возможно
We would ask you to accelerate your reply - Мы просим вас ускорить ваш ответ
We would ask you to acknowledge the receipt of... - Мы просим вас подтвердить получение...
Thanking you in advance - Заранее благодарим вас
Примеры и образцы официальных писем на английском языке с переводом
Письмо-поздравление
The 18th of October, 2017
October, 19 will be a remarkable day of your 20th anniversary as a member of Powerty Ltd. During these years of work you proved to be a loyal and qualified worker with great potential. We recognize the contribution you make to our company success and wish to congratulate you upon your 20th anniversary.
Уважаемый г-н Браун,
19 октября станет памятным днем вашей 20-летней работы в качестве члена Powerty Ltd. В течение всех этих лет работы Вы показали себя верным и квалифицированным сотрудником с высоким потенциалом. Мы признательны Вам за Ваш вклад в успех нашей компании и хотим поздравить Вас с 20-летней годовщиной.
С уважением,
Арнольд Льюис,
Генеральный директор
Письмо-запрос
Dear Sir or Madam, vWith reference to your advertisement in Daily Magazine could you please send me a more detailed description of your vinyl players. I would also like to know about the discounts that you provide.
Yours faithfully,
Уважаемые Господа,
Ссылаясь на ваше объявление в Daily Magazine, не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших виниловых проигрывателей. Я также хотел бы узнать о скидках, которые вы предоставляете.
С уважением,
Альберт Стюарт
Менеджер по продажам
Письмо-приглашение
Dear Henry Mills,
I would like to invite you to a seminar that, I"m confident, will interest you.
The seminar “IT in Business” held at the Moscow Crocus Congress Centre on June 12 will feature lectures by several key programmers and developers.
I am enclosing 4 tickets for you and your colleagues. I hope that you decide to attend and looking forward to seeing you there.
Managing Director
Уважаемый Генри Миллз,
Я хотел бы пригласить Вас на семинар, который, я уверен, заинтересует Вас.
На семинаре «IT в бизнесе», который состоится в Московском Крокус Конгресс Центре 12 июня, прочтут лекции несколько ключевых программистов и разработчиков.
Я прилагаю 4 билета для Вас и ваших коллег. Я надеюсь, что Вы примете участие в семинаре, и с нетерпением жду встречи с вами.
С уважением,
Андрей Петров,
Управляющий директор
Письмо-жалоба
Electronics Ltd,
I am writing to inform you that yesterday I got my new refrigerator which was delivered by your delivery service. The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum. But when I unpacked it I found several scratches on the front panel. I would like you to replace the item or give me back my money. Please, let me know your decision within 3 days.
Yours faithfully,
Electronics Ltd,
Я пишу Вам, чтобы сообщить о том, что вчера я получил свой новый холодильник, который был доставлен Вашей службой доставки. Упаковка была без повреждений, поэтому я подписал все документы и оплатил оставшуюся сумму. Но когда я вскрыл упаковку, то обнаружил несколько царапин на передней панели. Я бы хотел заменить товар на другой или вернуть назад свои деньги. Пожалуйста, сообщите мне о своем решении в течение трех дней.
С уважением,
Джек Торн
Бонус: лексика на тему «почта»
Некоторые слова, которые пригодятся, если вы захотите отправить или получить посылку, а также, в деловой переписке с интернет-магазином или поставщиком товаров:
Post office – почтовое отделение, почта
Main / head post office – главный почтамт
Mailbox - почтовый ящик
Letter – письмо
Postcard – почтовая открытка
Package - бандероль
Parcel – посылка
Delivery - доставка
First class mail – почтовое отправление первого класса
Express mail – срочное отправление
Air mail - авиапочта
Receipt - квитанция, чек
Notice - уведомление
Stamp / postage stamp – почтовая марка
Envelope – конверт
Address – адрес
Zip code / Postal code – почтовый индекс
Return address – обратный адрес
Postman - почтальон
Courier / delivery guy - курьер
To send - посылать
To send back - посылать обратно
To receive - получать
Теперь вы можете составить официальное письмо на любую тему и с легкостью вести деловую переписку на английском языке.
В современном мире умение вести деловую переписку является качеством, без которого невозможно построить карьеру. Умение правильно составлять деловые письма является непосредственным доказательством высокого уровня профессионализма и компетентности сотрудника. Деловое письмо – это распространенный вид документа, который применяется для обмена информацией в дипломатической, административной и коммерческой переписке. Деловое письмо на английском языке имеет свои особенности и принципы составления.
Основные типы деловых писем
Существует несколько классификаций деловой переписки. Можно выделить следующие виды писем на английском языке:
- Приглашение (The Letter of Invitation)
- Предложение (An Offer)
- Запрос (Enquiry Letter)
- Ответ (на запрос или предложение) – (Reply)
- Документы установленного образца (счет- фактура, упаковочный лист, накладная и т.д.)
- Отчет (Statement)
- Поздравительное письмо – (Letter of Congratulation)
- Благодарственное письмо – (Note of thanks)
- Письмо- требование
- Письмо- рекламация и т.д.
Некоторые примеры деловых писем с переводом представлены ниже:
А. Письмо на английском — Приглашение (The Letter of Invitation)
Перевод письма:
B. Деловое письмо — Предложение (An Offer)
С. Вариант делового письма на английском — Запрос (Enquiry Letter)
Dear Sirs,
We are in the market for 1000 piece Fountain pens and 1500 piece Ball pens which we need for an export order.
Please send us your lowest quatation for your «Tasso» and «Onset» pens, packed in export cases of 100 piece each.
Your faithfully,
…………….
Письмо-запрос
Мы собираемся приобрести 1000 перьевых и 1500 шариковых ручек для выполнения экспортного заказа.
Сообщите нам, пожалуйста, минимальные цены на Ваши ручки моделей «Tasso» и «Onset» в экспортных коробках по 100 штук в каждой.
С уважением,
…………
Некоторые из этих писем носят учтивый характер и не требуют незамедлительного ответа, на другие ответ необходимо дать в максимально короткие сроки. Этика деловой переписки не позволяет затягивать с ответом на письмо дольше 5 рабочих дней. Хотя, конечно, в крупных компаниях с большим потоком входящих сообщений на обработку корреспонденции может потребоваться намного больше времени. Обязательно нужно давать ответ на любое письмо- просьбу, письмо – запрос, письмо- предложение и письмо – требование.
Особенности деловой переписки
Деловая переписка – важная и объемная составляющая деловой жизни организации. Через переписку строится и организовывается рабочий процесс, решаются коммуникативные вопросы и разногласия. В организациях, которые задействованы на международном рынке, особую важность имеет факт того, насколько хорошо развит и налажен процесс международной переписки.
В большинстве организаций документы составляются по заранее определенному шаблону. Все официальные письма, как правило, составляются на бланке организации (если такой есть).
Главное преимущество работы с бланками заключается в том, что человеку не нужно всякий раз вводить заново некоторую шаблонную информацию, например, название компании и ее реквизиты. Статичная часть информации не меняется, в отличие от оперативной. Таким образом значительно экономиться время на оформление письма.
Составляя деловое письмо для иностранного партнера, нужно помнить о некоторых отличительных особенностях деловой переписки. Грамотно подготовленное письмо будет отвечать следующим информативным требованиям.
Во-первых, информация в деловом письме должна быть:
- Достоверной
- Актуальной
- Объективной
- Полной
- Корректной
- Логичной
- Не эмоциональной.
Так же следует помнить, что деловое письмо должно быть настолько кратким, насколько это возможно. При этом тон письма очень важен. Он должен быть максимально учтивым и вежливым. Негатив и неуважительность со стороны автора обязательно почувствует реципиент. А это, в свою очередь, может затруднить процесс достижения поставленных целей. Поэтому, всегда нужно обращать особое внимание на тон письма. В английском языке есть достаточное количество стандартных фраз, которые употребляются для того, чтобы письмо стало более учтивым.
В курсе грамматики английского языка обязательно есть раздел: деловая переписка. Для написания деловых писем на английском языке часто используются так называемые фразы- шаблоны, в зависимости от вида письма и задач, которые на него возложены. Например:
Завершается письмо всегда пожеланиями удачи и благодарностью: Best wishes, With kind regards, Looking for your answer and so on.
Кроме того, в деловой переписке не стоит пренебрегать соединительными союзами. С ними текст получается целостным и законченным. Можно не стесняясь употреблять модальные глаголы. Could, should, to be to, have to прекрасно вписываются в стиль деловой переписки.
Структура делового письма на английском
Универсальных правил для составления делового письма на иностранном языке нет. Все зависит от типа письма, адресата и цели письма.
Деловое письмо на английском языке традиционно начинается с адреса. Как правило, он пишется в правом верхнем углу, без имени и номера телефона получателя. Пример такого письма приведен ниже:
Положение даты достаточно широко варьируется и определяется в основном личными предпочтениями. Дату ставят как слева, так и справа, как выше, так и ниже адреса получателя. Формат даты может быть прописным и числовым. Например: «8 марта 2016 г.» можно записать как 8 March 2016 (или американский вариант, в котором на первом месте стоит месяц, а не число) March 8, 2016 , 8/3/2016 или 08/03/16.
После указания адреса и даты идет приветствие. Каким будет обращение во многом зависит от того, известен или неизвестен получатель письма автору. Если у письма нет конкретного адресата, можно ограничится фразой to whom it may concern -тому, кого касается. Если автор не знает имени адресата, то можно написать просто Dear Sir/ Madam. Но если имя и фамилия известны, то их обязательно нужно указывать. Это привлечет дополнительное внимание к тексту письма, особенно если в организации корпоративный почтовый ящик. Обращение пишется с красной строки и в конце выделяется запятой. Точка после Mr/Mrs/Ms не ставиться. (В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения - двоеточие: Dear Mr. Philips).
Например:
Если отправитель известен:
Dear Mr Smith,
Dear Ann,
Если отправитель неизвестен:
Dear Sir or Madam,
Dear all,
Dear colleagues,
Как видно из примеров в классическом британском английском после обращения ставится запятая. Последующий текст письма пишется с новой строчки с заглавной буквы.
Теперь можно приступать непосредственно к содержанию письма. В английских деловых письмах первый абзац, как правило – самый короткий. В нем раскрывается основная цель письма. Запрос, жалоба или предложение, — все это прописывают во вступлении. Иногда, в случаях особой важности, в начале письма, непосредственно перед обращением вставляют фразу Regarding to, это позволяет привлечь дополнительное внимание получателя письма к теме.
Несколько примеров:
I refer to your e-mail dd. 04/08/2016. – Я ссылаюсь на Ваше письмо от 04/08/2016.
We understood from your letter that you are going to organize an exhibition in Murmansk. – Как мы поняли из Вашего письма, вы собираетесь устроить выставку в Мурманске.
I am writing to you in response to your offer. – Я пишу в ответ на ваше предложение.
Следующий абзац раскрывает и поясняет информацию, о которой было заявлено. Как уже было сказано, английский язык весьма лаконичен и краток. Поэтому деловую переписку тоже стоит вести кратко и крайне официально, не вдаваться в ненужные подробности, стараться излагать только конкретные факты и предоставлять только существенную и важную информацию. Основную часть письма можно разделить на абзацы. Выражения, представленные ниже помогут в этом:
First of all … – Прежде всего;
Firstly… – во-первых;
Secondly … – во-вторых;
Thirdly … — в-третьих;
Moreover – кроме того;
Finally … – в заключение;
В последнем абзаце нужно описать, чего именно хочет автор письма, какой реакции или ответных действий он ждет от реципиента. Обязательно стоит разбавлять сухой официальный текст вежливыми словами, допустимыми для деловой переписки: thank you, kindly, could you be so kind, it will be a great honour.
I hope our offer will be interesting for you and we start to work together successfully. – Надеюсь, что мое предложение вас заинтересует и надеюсь на дальнейшее продуктивное сотрудничество.
В заключительной часть письма также обычно еще раз благодарят за оказанное содействие, оказанную услугу или помощь:
Thank you again for your interest to my project. – Спасибо еще раз за проявленный к моему проекту интерес.
I appreciate your help. – Я ценю вашу помощь.
Thank you very much in advance. – Заранее спасибо за вашу помощь.
Можно также предложить свою помощь или поощрение к дальнейшему сотрудничеству:
Please, contact me if you need further information. – Пожалуйста, свяжитесь со мной, если вы нуждаетесь в дальнейшей информации.
If you need some help do not hesitate to contact me — Если вам понадобится помощь, обязательно обращайтесь ко мне.
Завершать деловое письмо на английском принято фразой Yours faithfully или Yours sincerely.
Затем идет имя и должность (не обязательно) отправителя. Иногда под фамилией отправителя указывается имя непосредственного исполнителя.
В тексте делового письма не должно быть сокращений, жаргонизмов, просторечий, разговорных и сленговых выражений, эмоционально – экспрессивных слов terribly – ужасно, nightmare- кошмар, stuff and nonsense – бред. Фразовые глаголы тоже лучше не употреблять. Они больше подходят для разговорного стиля. А еще не стоит перегружать текст слишком сложными речевыми конструкциями и словами, которые можно толковать по разному или в значении которых есть сомнения. Простота и понятность – залог успеха любых переговоров. И, конечно же, нельзя забывать о формате и грамматических ошибках. Отформатированный и грамотный текст оставляет намного лучшее впечатление.
Таким образом, составление делового письма на английском языке не является такой уж невыполнимой задачей. Нужно лишь придерживаться общих правил при его составлении. Письмо должно быть написано в официальном стиле, вежливо и доступно. Текст письма следует разделить на логические абзацы. Каждый абзац пишут с красной строки. В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом. В конце письма, перед именем автора, обычно пишут слова благодарности за содействие.
Доброго времени суток, друзья.
Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях. Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом. Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)
Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами. Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы. Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.
Cодержание:
В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression
о вашем профессионализме и о солидности компании, которую Вы представляете.
Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.
Основные типы деловых писем
- Поздравление –
- Предложение – – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
- О приёме на работу — –уведомляет вас, что вы приняты на работу.
- Заявление – – содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
- Отказ- – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
- Жалоба – – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
- Письмо–извинение – — это ответ на письмо-жалобу.
- Письмо-запрос– –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
- Письмо-ответ на запрос – – в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
- Письмо-благодарность — – тут, кажется, всё понятно.
Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.) , и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.
Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.
Деловая переписка на английском языке — также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!
Крутой онлайн курс по деловому английскому от Lingualeo — пройдя его, вы сможете обрести уверенность как в переписке, так и в разговоре на деловые темы. Кстати, перед приобретением его можно попробовать бесплатно.
Общие принципы
Графическое оформление должно соответствовать следующему:
- Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
- Текст разделяется на абзацы без красных строк.
- Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
- Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.
По стилю:
- Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You"re и т.д.
- Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
- Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
- Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.
Составные части
А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:
- Заголовок
(шапка):
А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.
Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).
В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат:день/месяц/год. Запятые не используются. - Приветствие (обращение), или как начать письмо.
- Главная мысль (основной текст послания) – в центральной части письма.
- Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений).
- Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя .
- Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
- Может содержать постскриптум , инициалы исполнителя.
Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:
John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, WisconsinLemann & Sons
3597 43rd Street
New York, NY 12008With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.
I would also like to know about discounts that you provide.Yours faithfully,
Перевод:
От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин
Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008
24 мая, 2015
Уважаемые Господа,
Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике
не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов.
Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.
С уважением,
Джон Стюарт
Менеджер по продажам
Теперь подробнее остановимся на элементах.
Обращение или приветствие должно выглядеть так:
Dear Sirs, Dear Sir or Madam
-если вам не известно имя получателя
Mr/Mrs/Miss/Ms
[фамилия] — если вам известно имя адресата
Dear Frank
, — если человек вам знаком
Dear sale manager
– если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)
Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:
Kind regards , — С уважением…
Yours faithfully , Искренне Ваш- если имя адресата Вам не известно
Yours sincerely , — если имя Вам известно
Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.
Стандартные выражения
Вот для примера некоторые типовые фразы:
It is very kind of you to — очень любезно с Вашей стороны
We apologize for — Мы приносим свои извинения за
Please let me know -Пожалуйста, сообщите мне
According to – В соответствии с
In case – В случае
As you requested – По Вашей просьбе
Until now – До сих пор
With reference to your – Относительно Вашего
Unfortunately – К сожалению
We enclose – Мы прилагаем
We are sorry – Мы сожалеем
Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:
Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение
We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем
И в конце перед подписью:
With best regards — С наилучшими пожеланиями
With respect – С уважением
With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество
With best wishes — С наилучшими пожеланиями
Еще не устали от теории? Тогда немного практики!
На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):
Mr Robert Brown
General Manager
KLM Co Ltd
32 Wood Lane
London
Great Britain WC37TРJohn Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, WisconsinThank you for sending us your resume.
We are sorry to inform you that your candidature does not suit us/
Kind regards,
Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):
Уважаемый Г-Н Стюарт
Спасибо за отправку нам резюме.
Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.
С уважением,
Роберт Браун
Генеральный Директор
Кто еще не знаком с EnglishDom , бегом туда записываться на пробное бесплатное занятие! Там вам подберут идеального преподавателя — такого, который бы соответствовал вашим личным предпочтениям, целям в изучении языка и вашему стилю жизни.
Вы начнете понимать деловой английский, говорить на нем и писать прекрасные деловые письма, которые сразят наповал всех ваших партнеров и коллег.
Вы же об этом мечтаете, правда?
А для моих гостей и читателей есть особое предложение - 2 урока в подарок при оплате 10 уроков . Для получения подарка, нужно ввести специальный промокод Partner2 при оплате.
Электронные письма
Любимые всеми e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid , кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО. Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность). Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться.
Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки является показателем качества работы вашей компании.
Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!
Подписывайтесь на новые порции английского.
Всем пока! Берегите себя!
- Dear Mr. Brown
Уважаемый г-н Brown - Dear Ms. White
Уважаемая г-жа White - Dear Sir/Madam
Уважаемые господа
Starting (Вступление)
- We are writing
Мы пишем
– to inform you that …
что бы сообщить Вам, что
– to confirm …
что бы подтвердить
– to request …
что бы попросить
– to enquire about …
что бы узнать о - I am contacting you for the following reason…
Я связываюсь с Вами по следующей причине - I recently read/heard about ….. and would like to know ….
Я недавно читал/слышал о….. и хотел бы узнать … - Having seen your advertisement in …, I would like to …
Увидев Ваше объявление в ….. Я хотел бы … - I would be interested in (obtaining / receiving) …
Я был бы заинтересован в (получении / передаче) - I received your address from —– and would like to …
Я получил Ваш адрес из …. и я хотел бы ….
Referring to previous contact (Ссылаясь на предыдущие контакты)
- Thank you for your letter of March 15.
Спасибо за Ваше письмо от 15 марта - Thank you for contacting us.
Спасибо за обращение к нам - In reply to your request, …
В ответ на Ваш запрос …. - Thank you for your letter regarding …
Спасибо за Ваше письмо, касающееся …. - With reference to our telephone conversation yesterday…
Применительно к нашему вчерашнему телефонному разговору - Further to our meeting last week …
В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе - It was a pleasure meeting you in London last month.
Было приятно встретиться с вами в Лондоне в прошлом месяце - I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo.
Мне было приятно пообедать с Вами на прошлой неделе в Токио - I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday.
Я просто хотел бы подтвердить основные моменты, которые мы обсуждали во вторник
Making a request (Оформление просьбы)
- We would appreciate it if you would …
Мы были бы признательны, если бы вы - I would be grateful if you could …
Я был бы благодарен, если бы Вы …. - Could you please send me …
Не могли бы вы выслать мне - Could you possibly tell us / let us know …
Можете ли вы рассказать нам / сообщить - In addition, I would like to receive …
Кроме того, я хотел бы получить … - It would be helpful if you could send us …
Было бы полезно, если вы можете отправить нам - I am interested in (obtaining / receiving) …
Я заинтересован в (получении / передаче) - I would appreciate your immediate attention to this matter.
Я был бы признателен Вам за немедленное внимание к данному вопросу - Please let me know what action you propose to take.
Пожалуйста, дайте мне знать, какие действия вы намерены предпринять
Offering help (Предложение помощи)
- Would you like us to …?
Хотели бы вы, чтобы мы … - We would be happy to …
Мы были бы счастливы … - We are quite willing to …
Мы вполне готовы … - Our company would be pleased to …
Наша компания будет рада …
Giving good news (Сообщать хорошие новости)
- We are pleased to announce that …
Мы рады сообщить, что … - I am delighted in inform you that ..
Я рад сообщить вам, что … - You will be pleased to learn that …
Вам будет приятно узнать, что …
Giving bad news (Сообщать плохие новости)
- We regret to inform you that …
Мы с сожалением сообщаем вам, что … - I’m afraid it would not be possible to …
Я боюсь, что это не было бы возможным … - Unfortunately we cannot / we are unable to …
К сожалению, мы не можем / мы не в состоянии … - After careful consideration we have decided (not) to …
После тщательного рассмотрения мы решили (не) …
Complaining (Жаловаться)
- I am writing to express my dissatisfaction with …
Я пишу, чтобы выразить свое недовольство о … - I am writing to complain about …
Я пишу, чтобы пожаловаться на - Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived.
Обратите внимание, что товары, которые мы заказали (дата) еще не прибыли. - We regret to inform you that our order n° —– is now considerably overdue.
Мы с сожалением сообщаем вам, что наш заказ № —– теперь со значительным опозданием - I would like to query the transport charges which seem unusually high.
Я хотел бы запросить транспортные расходы, которые, кажутся необычно высокими
Деловая переписка - основа коммуникации в любом бизнесе. Даже сегодня, когда общение ведется с помощью электронных писем, правила деловой переписки остаются неизменными.
При написании делового письма важно придерживаться ряда формальностей. Переписка ведется между малознакомыми или совсем незнакомыми людьми; правила позволяют сделать письмо вежливым и эффективным.
Общий стиль делового письма
Деловая переписка очень формализована, поэтому здесь важно сохранять уважительный тон письма. Даже в том случае, когда вы пишете язвительную жалобу.
Чтобы письмо выглядело вежливо, часто используют модальные глаголы. К примеру, вместо фразы «Please write me an answer» (пожалуйста, пришлите мне ответ) можно использовать «I would be grateful if you could write me an answer» (Я был бы рад, если бы вы прислали мне ответ).
В деловом стиле нельзя использовать сленговые фразы и жаргонные выражения. Также не стоит использовать слова с сильным эмоциональным фоном - terrible (ужасный), marvelous (удивительный), rubbish (чушь) и подобные.
Сокращения также не допускаются - все словосочетания нужно использовать только полностью.
- Wouldn"t - would not
- I’m - I am
- I’d like to - I would like to
Не стоит использовать и фразовые глаголы. Лучше заменить их синонимами. Например, вместо «give up» - «surrender», вместо «put together» - «compose». Фразовые глаголы - это прерогатива разговорного стиля, в деловом они неуместны.
Специалисты школы английского языка EnglishDom советуют использовать в деловое переписке только те конструкции и фразы, в значении которых вы на 100% уверены. Многоуровневыми составными приложениями тоже увлекаться не стоит - в них легко сделать ошибку, что негативно скажется на вашем имидже.
Тем не менее, все не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Давайте разберем каждую из частей делового письма.
Обращение в деловом письме
Приветствие - первая часть письма, по которой адресат составит свое впечатление о вас. Стоит сделать лишь одну ошибку в приветствии, и эффективность письма упадет почти до нуля.
Dear Sir or Madam
Используйте это обращение, когда не знаете имени получателя. Такое обращение допустимо, к примеру, если вы отправляете email на корпоративную почту, которой пользуются несколько сотрудников.
Dear Mr Black (Mrs Black, Ms Black)
Стандартное обращение к адресату. Используется в большинстве деловых писем:
- Mr - обращение к мужчине;
- Mrs - к замужней женщине;
- Ms - к женщине без обозначения семейного положения;
- Miss - к незамужней женщине.
Обращение нужно использовать только в сокращенном виде. Не пишите Mister или Mistress полностью.
В обращении по фамилии допустимо указать имя: Mr John Black. Но в переписке между незнакомыми или малознакомыми деловыми партнерами вполне можно ограничиться только фамилией.
Если у адресата есть ученая степень, в обращении рекомендуем указать ее вместо Mr и Ms:
Dear Dr. Black
Dear Prof. Black.
Dear John
Именное обращение. Можно использовать только при общении с близкими партнерами по бизнесу или работе. И только после обоюдного согласия называть друг друга по именам.
Помните, что обращение по имени не избавляет вас от формальностей деловой переписки - это всего лишь один из способов проявить уважение и показать доверительные отношения.
Dear Valued Customer
Обезличенное обращение чаще всего используется в стандартизованных письмах, рассчитанных на отправку группе людей.
Также допустимо применять его, когда вы хотите подчеркнуть определенную должность человека: Mr Editor-in-Chief.
Несмотря на то, что такое обращение считается корректным, мы рекомендуем при возможности использовать персонализированное - оно работает лучше.
Пунктуация и орфография в обращении
В британском и американском английском несколько отличаются правила пунктуации в деловых обращениях.
В британской версии после Mr или Ms знаки препинания не ставят, но в конце обращения обязательно нужна запятая:
Mr Black,
Американский английский требует точку после Mr, Mrs и Ms, а в конце обращения - двоеточие.
Mr. Black:
Тем не менее, допустимо вообще не использовать пунктуацию в обращении. Этот вариант очень популярен в онлайн-переписке.
Mr Black
Обязательно проверьте, правильно ли написано имя адресата. Особенно это касается сложных и длинных фамилий. Ведь ошибка в имени может сильно испортить впечатление от переписки.
Тело письма
Первое предложение
В первом же предложении стоит обозначить причину написания письма. Для этого рекомендуем использовать следующие фразы:
- I am writing to enquire about… (Я пишу Вам, чтобы выяснить о...)
- In reply to your request… (В ответ на Ваш запрос...)
- Further to our conversation… (В продолжение нашего разговора)
- I would be grateful if… (Я буду очень рад, если)
- I received your address from… and I would like to… (Мне дал Ваш адрес… и я бы хотел...)
- Thank you for your email from 14 May… (Спасибо за Ваше письмо от 14 мая)
Раньше в деловой переписке считалось моветоном сразу переходить к делу, поэтому часто использовались вводные фразы «ни о чем». В них было принято делать ссылку на предыдущие встречи или разговоры с адресатом, писать нейтральные фразы о погоде или вопросы о семье.
Сегодня же подобные фразы воспринимаются не слишком хорошо, потому что они не несут смысловой нагрузки. Мы рекомендуем в письме ограничиться маленькой вступительной фразой и сразу переходить к сути вопроса, без излишних расшаркиваний.
Следующее за вступительной фразой предложение должно раскрывать тему и суть письма. Оно должно быть коротким и емким, чтобы не отвлекать адресата от основной мысли сообщения.
Основная часть
Излагать цель письма нужно с помощью небольших абзацев. Короткие предложения приветствуются, но использовать их не обязательно.
Не пытайтесь решить в одном письме сразу несколько разноплановых вопросов. Руководствуйтесь правилом: «Одно письмо - один запрос». Тем не менее, вы можете задать несколько связанных вопросов, которые касаются одной темы.
Если главная мысль поместилась в один абзац - не пытайтесь расширить его без особой надобности.
В деловом письме нужно все писать только по делу. Такой вот каламбур.
Заключительная мысль
Последняя фраза в теле письма играет роль жеста вежливости и заканчивает мысль. В деловой переписке мы рекомендуем использовать одну из стандартных фраз:
- Looking forward to your answer. (С нетерпением жду ответа)
- I look forward to your reply. (Жду Вашего ответа.)
- If you require more information, please contact me. (Если Вам нужно больше информации, напишите мне об этом.)
- Please respond at your earliest convenience. (Прошу ответить как можно быстрее.)
- Feel free to contact me by email. (Вы можете свободно связаться со мной по электронной почте.)
- Thank you for taking it into consideration. (Спасибо, что приняли это во внимание.)
- I would appreciate your immediate attention to this matter. (Буду признателен за Ваш скорый ответ).
Заключительная фраза должна выражать уважение. При этом ее формулировка может быть произвольной. Вы можете использовать разные варианты фразы для разных адресатов или же выбрать одну стандартную для всех видов писем.
В заключительной фразе также можно сделать ссылку на дополнительные материалы, которые прикреплены к письму.
- Enclosed you will find… (К письму прилагается...)
- Attached to the letter is… (В приложении к письму есть...)
- Please find attached… (Пожалуйста, найдите в приложении...)
Окончание письма
Для окончания делового письма используется несколько стандартных словосочетаний. В русском языке повсюду используется фраза «с уважением», но в английском все немного сложнее.
Yours faithfully (искренне Ваш) - эту фразу нужно использовать, если вы с адресатом не знакомы. Также это окончание следует писать, если в обращении вы писали «Dear Sir or Madam».
Yours sincerely (искренне Ваш) - используйте фразу, если адресат вам известен, а он знает вас.
В случае, если вы хорошо знакомы с адресатом или давно ведете общение в переписке, можно немного уменьшить градус формальности и использовать более теплые окончания:
Best wishes
Kind regards
Warmest regards
Все 3 фразы переводятся как «с наилучшими пожеланиями».
Осталось написать только свое полное имя - и письмо завершено.
Пример правильно составленного делового письма:
|
Further to our conversation about 3D designer vacancy in Liberty LTD I am sending you my CV attached to this letter. I have five years of experience as a Lead 3D designer, so I beleive that my skills will contribute to your company"s success. Looking forward to your answer. Yours sincerely, |
Дорогой мистер Блэк, В продолжение нашего разговора о вакансии 3D-дизайнера в компании «Либерти» я отправляю Вам свое резюме, прикрепленное к этому письму. Я обладаю 5-летним опытом работы в качестве ведущего 3D-дизайнера, поэтому я считаю, что полученные навыки позволят мне сделать существенный вклад в развитие вашей компании. И получите комплексную обратную связь по своему уровню знаний, затем выбирайте преподавателя и программу обучения себе по душе! Успехов вам! |